jueves, 29 de julio de 2010

ELABORACIÓN DE MANUALES

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES:
El Manual de Organización y Funciones (M.O.F.) constituye el instrumento normativo de descripción de actividades de cada área organizacional y de cargos (puestos), tomando en cuenta las diferentes reparticiones constituidas. Asimismo y mediante este instrumento, se permitirá conocer y proporcionar información básica y suficiente de objetivos y funciones propias de las diferentes instancias dependientes de la Institución en el marco de la misión y visión Institucional.
GUIA PARA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF):
1ER.PASO
Se recomienda conformar una comisión a partir de la asistencia de la máxima autoridad administrativa del área, conjuntamente el Jefe Administrativo Financiero y/o responsable Administrativo Financiero, tal que la misma permita contar con personal con basta experiencia, conocimiento y claridad en cuanto al funcionamiento de la Organización y sus Integrantes y que tengan voluntad y disponibilidad para dedicarle tiempo necesario para elaborar el MOF.
2DO.PASO

El Manual de Organización de Funciones podrá utilizarse como base de información respaldatoría los siguientes instrumentos de referencia:

Ø Estructura Orgánica del área( Administración Departamental, Regional, zonal o subzonal) vigente y aprobada si hubiere).
Ø Estatuto Orgánico de la Institución.
Ø Manual de Organización y Funciones vigente.
Ø Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa
Ø Otros documentos afines.
3ER. PASO

Llenado de formulario para el M.O.F.:

En base a lo descrito en los dos pasos previos, le corresponde a la comisión, redactar los alcances establecidos conforme a las Instrucciones establecidas para el llenado del Manual de Organización y Funciones, debiendo uniformar criterios con los miembros de la comisión, a partir de un análisis del contenido de cada punto (según corresponda). Una vez terminada la redacción debe consolidarse en un primer borrador limpio.
4TO. PASO

Revisión del primer borrador M.O.F. :

Una vez redactado y elaborado tanto por la comisión designada como de forma individual, los mismos serán validados por la máxima autoridad del área (Administrador y/o autoridad inmediata superior). Posteriormente se imprimirá y remitirá a la Dirección de Gestión de Calidad para que a través de la Unidad de Gestión y Planificación de Oficina Nacional, consoliden la misma para la conformación del documento final y se proceda a la presentación ante las autoridades correspondientes para la aprobación final. En todo caso estas dos últimas instancias estarán a cargo de la Coordinación en todas las etapas que describe la presente guía y Directriz, pudiendo ser estos a través de los diferentes medios de comunicación o en su defecto mediante coordinación directa in Situ (cuando corresponda).
5TO.PASO

APROBACION FINAL DEL MOF:

Dado el cumplimiento al paso anterior, el documento validado y consolidado se presentara ante las máximas autoridades de la Institución para la aprobación respectiva y posteriormente se proceda a la difusión y socialización para su aplicación y cumplimiento a nivel nacional.

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